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2022.07.27

【oro鴨江分室】Google Workspaceを導入して分かったメリット・デメリット|浜松市中区鴨江

当社ではこの度の社員の増加や働く環境の変化に伴い、【Google Workspace】を導入することにしました。

Google WorkspaceはGoogleが提供するビジネス向けサービスです。

メール、チャット、カレンダーはもちろん、ドライブにファイルをアップロードして社員同士で共有することができます。

(詳しくはGoogle公式の紹介へ)

Google Workspaceを導入して1ヶ月ほど経過しましたので、現時点で見えてきたメリット・デメリットをご紹介します。

メリット①社員それぞれのアカウントを取得してセキュリティ強化

今までは社外の方とメールのやり取りをするときや、通販で備品を購入するときなど、単一のアカウントを使用していました。

アカウントを共有する=パスワードを共有するということですので、社内利用とはいえセキュリティにおいて不安がありました。

これからは社員それぞれがメールアドレスを取得し、個人のアカウントを使って業務を行っていきます。

セキュリティ面が強化されたほか、誰がどの案件を対応しているのか分かりやすくなりました。

メリット②業務ツールをGoogleに統一して作業効率化

今まではファイルの共有、社員同士の連絡はそれぞれ別のサービスを使用していました。

それ自体に不満はなかったのですが、たとえば社員へデータを渡したいときは、フォルダを開いて、チャット画面も開いて、ドラッグ&ドロップして…といった動作がありました。

これからはGoogleの提供するサービス内でその殆どを完結させることができます。

チャットの画面からドライブを開いてファイルを共有したり、チャットでタスクを作成してカレンダーへ期限を登録したりといったそれぞれの連携が素早く行えるようになりました。

ドキュメント、スプレッドシート、スライドなど従来のMicrosoft系製品に代わる機能があるのも大きなメリットです。

メリット③Googleサイトで社内マニュアル作成

Google Workspaceを導入した後、Googleサイトで社内限定公開のwikiを作成しました。

この社内wikiには基本的な会社の情報やマニュアルのほか、これまで作成してきた図面や建材集などを保存しています。

今までは図面の書き方やソフトの操作方法など、分からないことを聞かれる度に口頭で教える…という事象が度々発生していました。

もちろん言葉で説明したほうが理解しやすい内容もあるのですが、逐一解説していると業務に支障が出てしまいます。

社内wikiがあれば、そこにある情報を見せて、それでも分からないところだけ質問してもらう…という流れが生まれ、説明する側も多少なりとも手間が省けます。

今後は「社内wikiを見れば完全に分かる」状態にするのが理想です。

ここからはデメリットを2点ご紹介します。

デメリット①初期設定がちょっと大変

Google Workspaceの初期設定から問題なく稼働させるためには少し時間がかかります。

IT関係に詳しい方ならスムーズに行けるかもしれませんが、慣れていないと「ドメインの所有権の証明」「MX レコードの変更」など初めて聞く単語に戸惑ってしまいます。

当社も最初の設定の際にたくさん躓き、その度にいろんな解説サイトを調べてどうにか稼働開始まで漕ぎ着けました。

デメリット②Googleのサービスに頼りきり

当分はないと思うのですが、万が一Googleに何かあったら、また新たなクラウドサービスへ丸ごと引っ越ししなければなりません。

また個別の機能に関してもGoogleが今後とも変わらずに提供し続けてくれるかどうか分かりません。

サービスと料金が釣り合っているか時々見直す必要があります。

まとめ

以上 Google Workspaceを使い始めた感想と評価でした。

切り替えに手間がかかるのはどんなことでも同じですが、Google Workspaceに関してはネット上に公式/非公式問わず詳しい解説が載っており、サポートが充実しています。

14日間の無料試用もあるので、興味のある方は公式サイトだけでも覗いてみてください。